Bilgi Yönetiminin Püf Noktaları

Teknolojinin ve iletişim teknolojilerinin gelişimiyle beraber günümüzde 'bilgi'nin kendisi bir ürün, bir meta haline geldi. Sanayi devrimi sonrasında tüm toplum hayatında büyük değişmeler oldu. Bilgiye her geçen gün daha hızlı ve daha kolay ulaşabilmemiz Artık önemli olan bilgiye sahip olmak değil, bilgiyi nasıl kullanacağını bilmek. Neyi bildiğimiz, neyi bilmediğimiz değil, bildiklerimizden en fazla verimi nasıl alabileceğimiz önemli. Entellektüel sermaye, bilgi birikimi yönetimi gibi kavramlar giderek yaygınlaşırken, sürekli değişim içinde olan dijital çağa ve iş hayatındaki rekabet ortamına ayak uydurmak için artık bilgiyi en pragmatik yollarla, en verimli şekilde kullanmak bir zorunluluk haline geldi. Internet teknolojileri ile beraber hızla değişen iş dünyası ve ekonomi bir çok farklı terim ve uygulamaları da beraberinde getiriyor. Girişimciler hem bilgilerinin değerini, hem de bu bilgilerden en yüksek geri dönüşü alabilmek için bilgiyi nasıl yönetmeleri gerektiğini bilmenin artık bir zorunluluk olduğunun farkına varmış durumdalar. Bilginin kaybolmaması, boşa harcanmaması, doğru yönlendirilmesi ve üretken olabilmesi için 'bilgi yönetimi' kavramı ortaya çıktı. Geleneksel firmaların bir çoğu hala sahip oldukları bilgilerin değerinin ve kullanım alanlarının farkında değiller. Oysa başarı, artık bugün bilginin kalitesi ile doğru orantılı. En basitinden, 'ürün geliştirme' için; hem yeni teknolojilerden ve yeni bilim alanlarından, hem tüketici ihtiyaçlarından, hem de ürünün pazarlamasından haberdar olmak, dahası bunların doğru olarak kullanılması gerekli. Pazar alanlarının giderek büyümesi ve giderek rekabete daha açık bir ortam oluşması, yeniliklerin sayısının her geçen gün artması, bilginin evrimleşmesini ve her zamankinden çok daha çabuk tüketilmesini de bir zorunluluk haline getirmiştir. Diğer yandan; rekabet ortamı bu bilgileri elinde tutan iş gücünün kısıtlı bir kesim olarak kalmasına sebep olmakta ve çalışanların bilgiyi analiz etmek ve özümsemesine izin veriyor. Oysa ki; bilginin hem çalışanlarla hem de müşterilerle paylaşılması bilgi yönetiminin en önemli parçalarıdır. İş hayatında 'değerli bilgi' olarak nitelenen şey; sahip olunan ya da olunması gereken, firmanın kar ve değer elde etmesine yarayan sektör, ürün, teknoloji ve organizasyon bilgileri diye tanımlanabilir sanırım. Bilgi yönetimi, bu bilgileri yönetmenin ötesinde, bu sürecin yönetimi ile ilgilidir. Bu süreç; bilgiyi geliştirme, bilgiyi koruma, bilgiyi kullanma ve bilgiyi paylaşmadan oluşur. Yani bilgi yönetimi, ulaşılabilir ve gerekli bilgileri; bu bilgilerin kullanımı için gerekli olan işlemlerin tanımlanmasını ve analizini kapsar. Aynı zamanda organizasyonun amaçları doğrultusunda bilginin kullanılması için yapılması gereken hareket planını da kapsar. Bilgi yönetiminin zor tarafları nelerdir? Öncelikle bilginin doğru aktarılması ve alıcı tarafından doğru algılanması çok önemlidir. Farklı kullanıcıların aynı bilgiyi farklı amaçlarla kullanmaları ve paylaşabilmeleri için iletişim de önemi yadsınamaz. Aslında yapılması gereken bilgi paylaşımını teşvik eden bir toplum anlayışı yaratmaktır. Bilgi çağının bir zorunluluğu olarak bilgiyi düzenleme, bilgiye sahip çıkma, bilgiyi doğru kullanma kavramlarına artık bir çok firma tarafından gereken önem veriliyor. Farklı bilgi yönetimi modelleri birçok büyük firmada kullanılmakta ve faydaları göz önüne seriliyor. Kullanılan bilgi yönetim modellerinin 'Nasıl, Ne, Kim, Nerede, Ne Zaman ve Neden?' sorularına cevap verebilen, çoklu perspektifli modeller olması öneriliyor.

Bununla kastedilen genellikle;

• Firma işini nasıl yürütüyor? (İş süreci),

• Süreç neleri yönetiyor? (Kaynaklar),

• İşlemleri kim yürütüyor? (Roller, yetkili kişiler ve beceriler),

• İşlemler nerede yürütülüyor? (Kurumlar ve kişiler arasında iletişim ağı),

• Süreç ne zaman yürütülüyor? (Sürecin üzerindeki kontrolü anlamak),

sorularına cevap verebilenler modellerdir. Bilgi Yönetimi ya da Bilgi Birikimi Yönetimi için ortak tek bir tanım yapmak oldukça zor. Dikkat çekilen bir nokta, bilgi yönetiminin teknoloji demek olmadığı. Bilişim teknolojileri bilgi yönetimi için en elverişli araçları sağlıyor olsa da, unutulmaması gerekir ki; bilgi yönetimi salt teknoloji demek değildir.